Fundamentos de la Gestión de Proyectos

Francisco Ortega Fernández
Universidad de Oviedo

El proyecto tiene una finalidad para desarrollar a futuro e implica transformación
Elemento críticos: costes, recursos, temporal, no repetitivo

¿Producción o burocracia (procesos administrativos tradicionales)?
Ej: SEAT, fabricar coches, es repetitivo; pero la producción modular... es por proyectos
Ventajas: los clientes cuentan con un nexo de producción dentro de la empresa con criterios y conocimientos diferentes de un comercial tradicional, con el que el cliente se comunica y le soluciona los problemas. Además, la identificación de los costes, costes reales de la producción realizada, generación de los precios, una parada de las maquinarias.
Desventajas: Requiere más control, más tiempo, personal que no necesariamente cuenta la empresa, riesgo es mayor (+/- conociemiento)
Ej: las campañas para Hacienda de la recaudación del Impuesto a la Renta, inspecciones, (planes y programas -->proyectos de gestión económica)

Definición de proyectos (Triágulo de Kezner)

• conjunto de recursos
• en una organización temporal
• para un propósito determinado

REQUISITOS MÍNIMOS DE ÉXITO

Alcance (condicionamiento): calidad, coste, tiempo. Estos elementos son inseparables, están influenciados mutuamente. Los tres elementos deben estar combinados y controlados a la vez. Por qué? organización por departamentos funcionales

Se elimina al perfil profesional más común, por abajo, se trae a alguien que no se halla quemado con margen para ganarse su sitio, pues los demás compañeros no lo conocen. Ej: EL CALCETÍN de navidad, para el 20 de nov, con 100.000 luces con 1.000m de altura.

Posibilidades: comprar directamente (suministros: más despreocupada), o proyectar y presupuestar (2 pasos y más caro: más óptima). Dificultades para encontrar el agente de producción que presupueste el proyecto

A medida que pasa el tiempo y se pone el dinero, el contratante pierde poder en favor del contratado.

Características de los proyectos: multidisciplinarios, complejos, tienen riesgos, inicio y final predeterminados, intertemporales, irreversibles.

Los elementos tienen efectos sobre:

DOS CLASES DE RIESGO

• A medida que avanza el proyecto el riesgo se reduce
• Las consecuencias del riesgo crecen (en caso de que surjan) cuando avanza el proyecto, el tiempo va agotándose, se denomina de IRREVERSIBILIDAD

Para salvar esto:

Estudios previos, estudios de probabilidad, estado del arte, p/PROPBABILIDAD DE RIESGO

Análisis de los riesgos como los planes de contingencia, medidas correctoras p/IRREVERSIBILIDAD

Tipos de Proyectos: Todos los proyectos persiguen un beneficio (econ, social)

• internos (con tendencia a reducir, no compensa tener plantilla propia, la tecnología interna no está disponible para el resto de las empresas, se concentra en torno a la gestión de los proyectos), externos (especialización, rendimiento mayor, tiene mayor rentabilidad, están disponible)
• privados, públicos (seguimiento, requisitos más difíciles, grupos de presión, el riesgo se asume, tiene peores consecuencias, definidas por intereses, estrategias) Ej: el puerto del Musel, Hospital Central de Asturias
• económicos (mejora para un grupo), sociales (mejoras para el que lo recibe)

El éxito de los proyectos - Informe Chaos

Proyectos: Ej: proyectos TIC

• 60% rechazados
• de los que 40% no se terminan
• seguidamente 70% irreversibles
• y finalmente, los terminados con 70% incremento de coste

dependiendo del sector, se intercambia con el tiempo,

• En tecnologías el error del proy. se produce en costes, necesidad de estar presente en el mercado en el menor tiempo posible y más importante estar en plazo
• En proy. menos tecnológicos el error frecuente se encuentra en el tiempo, el que emprende intenta ahorrar el máximo, dado que el coste es un componente mucho más importante

Al prinicpio, la 1ª etapa de definir bien, programar, planificar, proyectar, por lo que la estimación es mala

En la fase final es cuando se obtienen unos resultados nefastos, es necesario determinar las lecciones aprendidas, "análisis post-morten" para intentar mejorar los sucesos que han ocurrido a lo largo del desarrollo del proyecto, conclusiones numéricas y también cualitativas, profesionales demandados, plazo de cumplimiento de los proveedores, localización de los proyectos, factores climatológicos

International Project Management Association IPMA

28 son obligatorias, Europa

1. Proy y Dirección de Proy
2. Implantación de la Dción de Proy
3. Dción por Proy
4. Aproximación sistémica e integración
5. Contexto del Proy

PMI Project Managment Institute

Americana

1. Integración
2. Plazos
3. Calidad
4. Comunicaciones
5. Alcance
6. Costes
7. RR.HH.
8. Riegos
9. Aprovisionamiento (participación externa: compra y subontratación). Suministros correctos en el momento oportuno, aunque en las organizaciones las compras están centralizadas

STAKEHOLDERS las partes intervinientes en el Proyecto

1. Cliente - Promotor
2. Organización: jefe de proyecto y equipo
3. Otros Stakeholder:

• Contratistas
• Usuarios de la misma organización, del cliente
• Administración Pública
• Suministradores
• La competencia (copiando, contratando parte del equipo, denuncia ante la Adm. Pública)
• Entorno: político, social, grupos de presión, ong´s

Ciclo de vida del proyecto - CURVA DE ESFUERZO DEL PROYECTO - HISTOGRAMA DE RECURSOS

Los proyectos se realizan por etapas

1. identificación de las necesidades (INICIO)
2. desarrollo de una solución (PLANIFICACIÓN)
3. realización del proyecto (EJECUCIÓN)
4. finaliación del proyecto (CIERRE)

Curva en "s" representativa básica del avance del proyecto es acumulativa

Ligeramente desviada hacia el final

Ciclo de vida del proyecto y del producto

• requisitos - cuáles son los problemas? es posible realizar? INICIO DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
• diseño del sistema e ingeniería básica - cuál es la solución?
• diseño e ingenierías detallados - cuál es la mejor técnica para la solución?
• construcción - cómo?
• pruebas - se resolvió el problema?
• puesta en marcha - puede usarlo el cliente? ACABA EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

PUNTO CRÍTICO - INICIO DEL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO

• mantenimiento - necesidad de correciones?
• desmantelamiento - qué hace falta para retirarlo?

PMBOK Project Management Body of Knowledge (español) libro

IDOM

Definición de procesos

• Proceso de arranque: Inicio: pensar que hay que hacer algo, captura de las ideas, responsabilidades, consecuencias, definición, planificación inicial
• Procesos generales: contratación externa, gestión del personal, comunicación
• Viabilidad estratégica: técnica, económica, financiera
• Procesos de control: ejecución y control, gestión de configuración, procesos de desarrollo
• Proceso de finalización: cierre técnico, administrativo,

CONCLUSIONES

1. disminución de los riegos
2. mejora del control
3. uso óptimo de los recursos
4. gestión eficiente del trabajo y su modificación
5. independencia de las personas que ejecutan los proyectos